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Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit

Mitarbeitergespräche

Formen und Ablaufschema des Mitarbeitergesprächs

Formen des Mitarbeitergesprächs

Ein Mitarbeitergespräch existiert in unterschiedlichen Formen:

  • Anerkennungsgespräch

  • Kritikgespräch

  • Entwicklungsgespräch

  • Feedbackgespräch

  • Gehaltsgespräch

  • Zielvereinbarungsgespräch.

Beim Anerkennungsgespräch vermittelt der Vorgesetzte seine Wertschätzung und bestätigt den Mitarbeiter darin, seine Stärken weiterhin für das Unternehmen einzusetzen.

Ein Mitarbeitergespräch kann zu einem Kritikgespräch werden, wenn der Untergebene seine eigene Leistung besser einschätzt als der Vorgesetzte dies tut. Untergebener und Vorgesetzter nutzen dann das Kritikgespräch, um die Situation gemeinsam zu verbessern. Ein Kritikgespräch ist nicht frei von Konflikten und negativen Emotionen, sondern vielmehr voll davon. Dies ist ein Grund, warum Vorgesetzte oftmals diesem Kritikgespräch ausweichen. Es kann allerdings ohnehin langfristig nicht vermieden werden, es sollte in engem zeitlichen Abstand zum erkannten Fehler passieren, damit der Mitarbeiter seine Leistung verbessern bzw. sein Verhalten ändern kann.

In einem Entwicklungsgespräch werden dem Mitarbeiter Entwicklungsmöglichkeiten im vorhandenen Unternehmen aufgezeigt. Ihm soll dargestellt werden, dass er für das weitere Bestehen und die Weiterentwicklung des Betriebs wichtig ist.

In einem Feedbackgespräch geht es um konstruktive Kritik, die sachlich vorgetragen und begründet sein sollte.

Das Gehaltsgespräch soll dafür sorgen, dass Frustrationen bei den Mitarbeitern vermieden werden. Das Ergebnis ist idealerweise einvernehmlich insofern, als dass beide Parteien das Gehaltsgespräch als fair einschätzen.

Schließlich geht es im Zielvereinbarungsgespräch darum, dass der Vorgesetzte motivierende als auch ergebnisorientierte Ziele mit dem jeweiligen Mitarbeiter festgelegt. Zu diesen Zielen können Verhaltensziele aber auch persönliche Ziele gehören. Zielvereinbarungsgespräche tauchen unter anderem wieder bei Management by Objectives auf (innerhalb des Kapitels "Führung durch Management by Techniken").

Ein Mitarbeitergespräch sollte sowohl vom Vorgesetzten als auch vom Untergebenen gut vorbereitet werden. Die Ziele beider Parteien bzw. mindestens persönliche Vorstellungen hierüber sollten vorher bereits in Umrissen vorhanden sein.

Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Das Ablaufschema eines Mitarbeitergesprächs sieht wie folgt aus:

  • Analyse und Feedback

  • Planung und Ziele

  • Perspektive und Entwicklung.

Bei der Analyse und dem Feedback sollten die aktuellen Arbeitsergebnisse und die bisherigen Erfolge zum Thema kommen. Weiterhin sollten die Arbeitszufriedenheit thematisiert werden und die Zielerreichung. Planung und Ziele erfassen mögliche Veränderungen, Planung der Aufgaben als auch die Zielformulierung. Bei der Perspektive und Entwicklung geht es um die beruflichen Perspektiven, die persönlichen Wünsche, Weiterbildung und Planung der möglichen Förderung.

Mitarbeitergespräche aus der Sicht von Vorgesetztem und Untergebenem 

Die Sicht des Vorgesetztem

Der Vorgesetzte sollte sich auf das Mitarbeitergespräch wie folgt vorbereiten. Organisatorische Eckpunkte des Gesprächs, zum Beispiel die Dauer als auch der Ort und der Zeitpunkt der Unterhaltung, sollten von ihm geplant werden.

Weiterhin sollte das Gespräch von ihm inhaltlich durchdacht werden, insbesondere damit er bei der Sache bleiben kann, ohne abzuschweifen. Dies gäbe dem Gespräch nur eine unnötige Unruhe. Weiterhin sollte er sich Gedanken machen, um welche Art von Gespräch es sich handeln soll. Möchte er ein Feedbackgespräch führen oder ein Gehaltsgespräch? Muss er gewisse Dokumente vorbereiten, wie zum Beispiel die Zielvereinbarung des letzten Mitarbeitergesprächs? Weiterhin sollte er die richtige Atmosphäre für das Gespräch herstellen.

Der Vorgesetzte sollte die Themen eingrenzen und während des Gesprächs nicht abschweifen.

Beispiel

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Wenn er seine Wahrnehmungen als persönliche Wahrnehmung wiedergibt und Sätze formuliert wie „ich empfinde Ihr Verhalten wie folgt…“, so ist dies besser, als wenn er dies als allgemeine, (angeblich) allgemeingültige Wahrnehmung formuliert wie, „man versteht Ihr Verhalten so...“ oder „Ihr Verhalten ist so...“.

Darüber hinaus müssen natürlich Probleme von Vorgesetzten angesprochen werden und dürfen nicht verschwiegen werden. Dabei sollten allerdings nicht nur die Schwächen des Mitarbeiters, sondern auch dessen Stärken erwähnt werden, damit dieser sich fair behandelt fühlt. Sollten im vormaligen Mitarbeitergespräch Ziele vereinbart worden sein, so ist die Zielerreichung zum Thema zu machen und insbesondere ist zu klären, mit welchen Faktoren diese Ziele erreicht oder trotz welcher Faktoren diese Ziele nicht erreicht worden sind.

Weiterhin ist wichtig, dass vereinbarte Ziele schriftlich fixiert werden, damit ein möglicher Streit über die Vereinbarung dieser Ziele für die Zukunft vermieden bzw. kleingehalten wird.

Die Sicht des Untergebenem

Auch der Mitarbeiter, d.h. der Untergebene, sollte sich auf ein Mitarbeitergespräch gründlich vorbereiten. Er sollte sich fragen, ob es für ihn um die Vereinbarung neuer Ziele bzw. um die Planung seiner beruflichen Entwicklung geht und was er selbst ganz individuell erreichen möchte. Er sollte sich die Frage stellen, wo er kurzfristig bzw. langfristig im Unternehmen stehen möchte. All diese Fragen werden ihm von seinem Vorgesetzten gestellt werden, deshalb ist eine Vorbereitung hierauf für ihn sehr wichtig.

Weiterhin sollte er sich auf Kritik seines Vorgesetzten gefasst machen und sich bereits im Vorfeld überlegen, wie er hierauf reagieren möchte. Außerdem sollte sich der Mitarbeiter überlegen, was er in Zukunft besser machen möchte, denn der Vorgesetzte möchte keine Ausflüchte oder aber Rechtfertigungen hören, sondern freut sich vielmehr über Pläne zur Verbesserung der Lage.

Durch eine intensive Vorbereitung des Gesprächs durch den Mitarbeiter kann dieser also das Gespräch in einer Weise lenken, die ihm zum Vorteil gereicht.