Inhaltsverzeichnis
Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ergibt sich aus § 238 Abs. 1 HGB.
Merke
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Buchführungspflicht nach Handelsrecht
Nach § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen. Damit stellt sich die Frage nach der Kaufmannseigenschaft. Mit Hilfe der Kaufmannseigenschaft erfolgt die Abgrenzung zwischen Kaufleuten und Privatleuten. Das HGB ergänzt oder ersetzt damit die allgemeingültigen Rechtsnormen des BGB.
Daher muss nun zunächst die Frage geklärt werden, wer ein Kaufmann ist. Das beantwortet § 1 HGB:
Merke
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.
Ist-Kaufmann und Kann-Kaufmann
Wenn ein Unternehmen betrieben wird, das nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, so stellt dieser Gewerbebetrieb aufgrund der ausgeübten Tätigkeit ein Handelsgewerbe dar. Der Betreiber des Handelsgewerbes ist damit Kaufmann (aufgrund der Tätigkeit des Gewerbebetriebs so genannter Ist-Kaufmann).
Auch für einen Gewerbebetrieb, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, kann sich eine Buchführungspflicht ergeben. Denn nach § 2 HGB gilt ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1 Abs. 2 HGB Handelsgewerbe ist, als Handelsgewerbe, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist (aufgrund der konstitutiv wirkenden Eintragung so genannter Kann-Kaufmann).
Form-Kaufmann
Kaufmann sind außerdem die Handelsgesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB): die Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) und die Kapitalgesellschaften (GmbH einschließlich der UG (haftungsbeschränkt), AG). Die Kapitalgesellschaften gelten kraft ihrer Rechtsform als Handelsgesellschaft, unabhängig von der ausgeübten Tätigkeit (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 3 Abs. 1 AktG). Man spricht deshalb vom so genannten Form-Kaufmann.
Prinzipiell muss also jedes Unternehmen und jeder Unternehmer Bücher führen, außer er betreibt kein Handelsgewerbe oder der Umfang des Handelsgewerbes ist so gering, dass es einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Wann ein solch geringer Umfang besteht, ist im HGB nicht geregelt. Die Abgabenordnung enthält für steuerrechtliche Zwecke jedoch eigene Umsatz- und Gewinngrenzen (§ 141 AO). Aber dazu Näheres im nächsten Abschnitt!
Zum Gewerbebegriff
Der Begriff des Gewerbes wird vom HGB nicht definiert. Es gibt im deutschen Recht keine einheitliche Definition. Kennzeichen für ein handelsrechtliches Gewerbe:
- selbständige Tätigkeit,
- entgeltliche Tätigkeit (nach traditioneller Auffassung mit Gewinnerzielungsabsicht; keine private Liebhaberei),
- auf eine Vielzahl von Geschäften gerichtet (planmäßig und auf Dauer ausgerichtet),
- nach außen in Erscheinung tretende Tätigkeit,
- auf wirtschaftlichem Gebiet (kein freier Beruf) tätig.
Kein Handelsgewerbe sind Kleingewerbe und Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, solange sie nicht freiwillig in das Handelsregister eingetragen sind (§§ 2, 3 HGB), sowie die Tätigkeit freier Berufe.
Erleichterungen bei Buchführungspflicht für Einzelkaufleute (EÜR)
Kommen wir nun noch zu einer Ausnahme, die nur für Einzelkaufleute gilt:
Mit dem BilMoG wurde für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2007 beginnen (damals mit Schwellenwerten von 500.000 € Umsatzerlösen und 50.000 € Jahresüberschuss; die heutigen Werte von 800.000 € und 80.000 € gelten nach dem Wachstumschancengesetz für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen), in § 241a HGB der "nicht buchführungspflichtige Kaufmann" geschaffen.
Merke
Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars
"Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. (...)"
Mit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) wurde eine Erleichterung bei der handelsrechtlichen Buchführungspflicht für nach dem 31.12.2007 beginnende Geschäftsjahre in Kraft gesetzt, um für "kleine" Einzelkaufleute den Verwaltungsaufwand zu minimieren. Die Schwellenwerte wurden seitdem zweimal angehoben: für Geschäftsjahre ab 2016 auf 600.000 € bzw. 60.000 € und zuletzt für Geschäftsjahre ab 2024 auf 800.000 € bzw. 80.000 €.
Einzelkaufleute sind von der Verpflichtung, Bücher zu führen und Bilanzen zu erstellen, befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als
- 800.000 € Umsatzerlöse und
- 80.000 € Jahresüberschuss
Was bedeutet das? Ein Einzelkaufmann bzw. eine Einzelkauffrau kann seinen bzw. ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln und muss keine Bilanz erstellen, wenn er/sie die Voraussetzungen des § 241a HGB erfüllt. Eine Buchführung nach § 238 HGB, § 239 HGB, § 240 HGB und § 241 HGB ist nicht erforderlich!
Die Befreiung setzt nach § 241a Satz 1 HGB voraus, dass an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils keiner der beiden Schwellenwerte (800.000 € Umsatzerlöse bzw. 80.000 € Jahresüberschuss) überschritten wird. Überschreitet der Einzelkaufmann an einem Abschlussstichtag einen der Schwellenwerte, ist diese Voraussetzung nicht mehr erfüllt: Er wird im folgenden Geschäftsjahr buchführungspflichtig. Beispiel: Liegen Umsatzerlöse und Jahresüberschuss in den Geschäftsjahren 2025 und 2026 jeweils unter den Schwellenwerten, darf der Einzelkaufmann 2027 auf die Buchführung verzichten – auch wenn er die Werte 2027 überschreitet. Überschreitet er sie 2027, ist er ab 2028 wieder buchführungspflichtig.
Die Befreiung ist ein Wahlrecht („brauchen … nicht anzuwenden“): Der Einzelkaufmann kann weiterhin Bücher führen und bilanzieren oder nur auf einzelne Pflichten verzichten, z.B. auf das Inventar.
Bei einer Neugründung genügt es für die Befreiung, wenn die Schwellenwerte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a Satz 2 HGB).
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