Das externe Rechnungswesen hat folgende Funktionen
- Dokumentationsfunktion
- Informationsfunktion
- Ausschüttungsbemessungsfunktion
Die Dokumentationsfunktion dient dazu, alle wirtschaftlich relevanten Vorgänge (so genannte „Geschäftsvorfälle") zu erfassen, damit sie später nachvollzogen werden können. Das externe Rechnungswesen beruht demnach auf der kaufmännischen Buchhaltung. Aus ihr wird der handelsrechtliche Jahresabschluss durch jährliche Zusammenstellung aller dokumentierten Geschäftsvorfälle am Ende eines Geschäftsjahres abgeleitet. Die Dokumentationsfunktion ist Voraussetzung für die Informationsfunktion.
Die Informationsfunktion dient dazu, die Informationsdefizte des Jahresabschlusses auszugleichen. Denn die Vermögens-, Finanz- und/oder Ertragslage des Unternehmens kann aufgrund der Anwendung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei der Erstellung des Jahresabschlusses nicht präzise abgebildet werden. Der § 264 HGB fordert für diesen Fall zusätzliche Angaben. Der Ausgleich der Informationsdefizite erfolgt vor allem durch den Anhang.
Die Ausschüttungsbemessungsfunktion dient der Ermittlung des Ausschüttungsbetrages an die Anteilseigner. Gewinnausschüttungen an Anteilseigner richten sich nach dem Gewinn im handelsrechtlichen Jahresabschluss. Da der Jahresabschluss mit Daten aus der Finanzbuchhaltung aufgestellt wird, kommt also der Buchhaltung auch eine Ausschüttungsbemessungsfunktion zu.