Aufzeichnung und Unterlagen

Nach Auffassung des BFH sind neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, vgl. Vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009 – VIII R 80/06, BStBl. II 2010, S. 452. Somit sind neben den genannten Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren. Bedeutsam ist, dass darüber hinaus auch die Einhaltung dieser Ordnungsvorschriften, sowie deren nachvollziehbare Überwachung in den GoBD verankert wurde. 

Ergänzt wurde diese Auffassung nunmehr durch das BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 (BStBl. 2016 I S. 490, Rz. 2.6): „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ 

In dem BGH-Urteil vom 09. Mai 2017 äußert der 1. Strafsenat erstmals zu einem Tax Compliance-Management-System. Denn für die Bemessung einer Geldbuße nach § 30 OWiG ist es bedeutsam, inwieweit ein Unternehmen seiner Pflicht genügt, Rechtsverletzungen zu unterbinden und ein effizientes Compliance Management installiert hat, das auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt ist. 

Mit Hilfe eines Tax-Compliance-Managementsystems (TCMS) sollen u.a. folgende Risiken vermieden, aber zumindest minimiert werden:

• Geldbußen für das Unternehmen (§§ 30, 130 OWiG),
• Finanzielle Risiken (z. B. Steuernachzahlungen, Hinterziehungszinsen, Verspätungszuschläge),
• Strafrechtliche Risiken und persönliche Haftung für Mitarbeiter (Mitwirkung an Steuerhinterziehung),
• Geschäftsrisiken (z. B. Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen),
• schlechte Reputation.

Die den Ordnungs-, Aufbewahrungs- und Kontrollzwecken dienenden Unterlagen kann die Finanzverwaltung nicht abstrakt im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, da die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich