Internes Kontrollsystem (IKS) für Bilanzbuchhalter

Organisation

Übung 17: Internes Kontrollsystem

ca. 18 Punkte, 45ca. min. Bearbeitungszeit

Sachverhalt

Die X-GmbH denkt darüber nach, ein ausländisches Unternehmen in Asien zu erwerben. Zu diesem Zweck ist der Geschäftsführer der X-GmbH nach Asien gereist und führt dort aktuell Gespräche.

Sie erhalten eines morgens vom Geschäftsführer eine E-Mail, in der er Sie als kaufmännischem Leiter anwies, innerhalb eines Tages 800.000 € auf das in der EMail genannte Konto zu überweisen, um den Kauf einer Gesellschaft nicht zu
gefährden. Sie wissen von Ihrem Geschäftsführer, dass er keinen Widerstand duldet und seine Anweisungen zu befolgen sind.

Parallel zu diesem Vorgang lesen Sie in der Wirtschaftspresse einen Artikel, in dem vor Betrugsmails von angeblichen Geschäftsführern an Mitarbeiter warnen.

Aufgabe

1. Beschreiben und begründen Sie zwei mögliche Verhaltensweisen in dieser Situation und die daraus entstehenden Folgen. Erläutern Sie je drei mögliche Risiken für Ihr Unternehmen, falls die jeweilige Verhaltensweise unzutreffend war.
2. Beschreiben Sie drei organisatorische Maßnahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) zur Risikominimierung für diese Situation.
3. Beschreiben Sie zwei Ursachen für die im Sachverhalt genannten Betrugsmails und Maßnahmen zur Risikominimierung.
4. Geben Sie den Führungsstil des Geschäftsführers an und nennen Sie zwei Vorteile.

Lösung

Aufgabenteil a)

Option 1
Der kaufmännische Leiter überweist den Betrag, da Anweisungen des Geschäftsführers zu befolgen sind.

Mögliche Folge: Es liegt eine Betrugsmail vor und dem Unternehmen entsteht durch die Überweisung ein Schaden.

Risiken: Reputationsschäden, Minderung der Liquidität (Risiko einer steigenden Zahlungsunfähigkeit), sinkende Kreditwürdigkeit, Vermögensschaden.

Option 2
Der Betrieb wird nicht überweisen.

Mögliche Folge: Der Geschäftsführer verliert die Möglichkeit des Unternehmenskaufs, ggf. verliert der kaufmännische Leiter seinen Arbeitsplatz.

Risiken: strategischer Wachstumskurs sinkt durch die Nichtauslösung der Transaktion, Gewinn könnte sinken, die Entscheidungsgewalt des Geschäftsführers sinkt, die Entscheidungskompetenz des Unternehmens sinkt.

Aufgabenteil b)

Maßnahme 1:

Überweisungen sind nur durch ein 4-Augen-Prinzip möglich (2 Unterschriften von 2 unterschiedlichen zeichnungsberechtigten Personen).

Maßnahme 2:

Erfordernis einer persönlichen Rückbestätigung des Anweisenden ab einer bestimmten Summe.

Maßnahme 3:

Einführung einer Risikomatrix, in der festgelegt wird, dass die Entscheidung für Unternehmenskäufe nur schriftlich durch GF-Beschluss und ggf. zusätzlich durch Beiratsbeschluss getroffen werden kann.

Aufgabenteil c)

Möglichkeit 1:

Die Mailadresse wurde gehackt; eine Überprüfung des Sicherheitskonzepts könnte eine geeignete Maßnahme sein.

Möglichkeit 2:

Der GF ging fahrlässig mit der Nutzung seiner Daten um; eine Überprüfung des Datenschutzkonzepts könnte eine geeignete Maßnahme sein.

Aufgabenteil d)

Es liegt ein autoritärer Führungsstil vor.

Die Vorteile bestehen in einem gleichbleibenden Verhalten des Vorgesetzten (bessere Abschätzbarkeit der Verhaltensweisen des GF für die Mitarbeiter), aufgestellte Regeln werden konsequent befolgt, Ergebnisziele werden erreicht, der Führungsaufwand wird minimiert.

Besprechung

Übung 18: Internes Kontrollsystem

ca. 14 Punkte, 30ca. min. Bearbeitungszeit

Sachverhalt

Sie sind kaufmännischer Leiter der X-GmbH. Die X-GmbH verwendet zur Lagerhaltung ein Warenwirtschaftssystem, aus dem sich ein Lagerbestand ermitteln lässt, in dem zum Bestand des Vorjahres die erfassten Zugänge addiert und die Abgänge subtrahiert werden. Bei der gleichwohl durchgeführten physischen Bestandsaufnahme zum Jahresende stellen Sie allerdings fest, dass die Bestandsdifferenzen zwischen dem Lagerbestand gemäß Software und dem tatsächlichen Lagerbestand sehr groß sind – so weist die Software mehr Bestand aus als vorhanden ist.

Bislang wurde diese Problem noch nicht behandelt oder mit der Unternehmensführung gesprochen. Ihnen ist allerdings bekannt, dass die X-GmbH im Umgang mit Mitarbeitern sehr großzügig ist und es gelegentlich den Mitarbeitern auch schon gestattet, Waren mitzunehmen – als Anerkennung für die gute Arbeit.

Um diesen Frauds in Zukunft begegnen zu können, entschließen Sie sich, ein internes Risikomanagement einzuführen und künftig auf einen autoritären Führungsstil zu bauen.

Aufgabe

1. Welche Risiken können durch Bestandsdifferenzen im Lager entstehen? Erläutern Sie zwei mögliche Risiken.
2. Wofür steht der Begriff Fraud?
3. Erläutern Sie vier mögliche Maßnahmen, die das im Sachverhalt genannte Problem lösen oder zumindest verringern könnten.
4. Welche Vorteile hat ein autoritärer Führungsstil gegenüber einem LaissezFaire-Führungsstil? Erläutern Sie 3 Vorteile.

Lösung

Aufgabenteil a)

• Es werden Waren verkauft, die tatsächlich nicht im Lager vorhanden sind, obwohl das System dies anzeigt – das kann zu Problemen in der Logistik und Kundenzufriedenheit führen.
• Die Beschaffungsplanung gelangt aus den Fugen, da die tatsächliche Notwendigkeit von Materialbestellungen nicht mit der Planung übereinstimmt (z.B. Liquiditätsrisiko).
• Die Entnahme von Waren durch das Personal führt zu einem höheren Wareneinsatz und einem niedrigeren Gewinn.
• Die Entnahme von Waren kann aus Sicht des Personals zu einem steuerpflichtigen Sachbezug führen – werden die Entnahmen nicht korrekt erfasst, könnte es passieren, dass die GmbH ihren Lohnsteuerabzugspflichten nicht korrekt nachkommen könnte (Haftungsrisiko nach § 42d EStG).

Aufgabenteil b)

Frauds sind Indikatoren, die Hinweise auf einen möglichen Missbrauch geben. Frauds setzen vorsätzliche Handlungen von Personen voraus, die ungerechtfertigte/rechtswidrige Vorteile erlangen möchten.

Aufgabenteil c)

• Erfassung von Entnahmen der Mitarbeiter im Warenwirtschaftssystem (als Abgang) oder in einer Liste.
• Eingrenzung der Zuständigkeit und genaue Definition, welche Mitarbeiter darüber entscheiden dürfen, welche Gegenstände aus dem Lager entnommen werden dürfen.
• Regelmäßige Inventuren zum Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem (nicht nur 1x jährlich).
• Beschränkung der Entnahmemöglichkeit durch die Mitarbeiter.

Aufgabenteil d)

• Kontinuität in der Entscheidungsfindung durch ein gleichbleibendes Verhalten des Vorgesetzten – die Mitarbeiter können die Meinungen des Vorgesetzten besser einschätzen.
• Regeln werden besser befolgt.
• Ziele werden besser erreicht.

Besprechung

Übung 19: Fehlermanagement

ca. 8 Punkte, ca. 20min. Bearbeitungszeit

Sachverhalt

Der bisherige Buchhalter die X-GmbH war in den vergangenen Monaten häufig krank und fällt ab Juli 01 komplett aus. Sie übernehmen daher die Buchführung ab Juli 01 kurzfristig. Bei der Einarbeitung stellen Sie fest, dass einige Ausgangsrechnungen aus dem ersten Halbjahr 01 noch nicht gebucht wurden. Nachdem Sie Ihre Feststellungen der Geschäftsführung mitgeteilt haben, sollen Sie das Problem lösen.

Aufgabe

1. Beschreiben Sie drei Ursachen, durch die die Situation entstanden ist.
2. Erläutern Sie vier mögliche Fehlerrisiken.
3. Erläutern Sie eine konkrete Maßnahmen der Problembewältigung.

Lösung

Aufgabenteil a)

• Mangelnde Fachkompetenz (z.B. Nichtbeachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
• Mangelnde Methodenkompetenz (z.B. schlechtes Zeitmanagement, schlechte Organisation).
• Bewusstes Ignorieren / Resignation.

Aufgabenteil b)

• Fehlende Vollstreckung bei ausbleibender Zahlung, da keine Debitorenposition gebucht ist.
• Steuerliche Risiken, z.B. wegen Schätzung von Besteuerungsgrundlagen oder Zinsschäden bei Aufdeckung durch eine Betriebsprüfung.
• Strafrechtliche Risiken, z.B. wegen Annahme einer bewussten Steuerhinterziehung oder Bußgeldern wegen leichtfertiger Steuerverkürzung.
• Liquiditätsrisiken, da sich Ausgaben für bestimmte Aufträge nicht durch einen positiven Cashflow ausgleichen.

Aufgabenteil c)

• Regelmäßige Abstimmung der Buchführung mit der Fakturierung zur Sicherstellung, dass alle fakturierten Ausgangsrechnungen auch gebucht wurden.

Besprechung

Übung 20: Moderation

Sachverhalt

Die X-GmbH möchte sich selbst verbessern und hierfür auch das regelmäßige Feedback der Mitarbeiter einholen. Aus diesem Grund sollen ab sofort Moderationszirkel und „Brainstorming-Sessions“ stattfinden, in denen aktuelle Themen im Unternehmen besprochen werden sollen. Je nach Thema wird ein Experte aus dem Unternehmen als Moderator bestellt.

Aufgabe

1. Nennen Sie 4 Punkte, die ein Moderator unbedingt beachten sollte, um eine Sitzung souverän zu leiten.
   
   
2. Beschreiben Sie anhand der nachfolgend aufgeführten Phasen einer Moderation jeweils ein Ziel und jeweils eine Maßnahme/Methode zu jeder Zielerreichung:
   1. Einstieg
   2. Themensammlung
   3. Themenreihenfolge wählen
   4. Themen nach Prioritätenliste bearbeiten
   5. Abschluss
   6. Nachbereitung

Lösung

Aufgabenteil a)

• Moderator nutzt aktives Zuhören und lenkt die Besprechung, falls unterschiedliche Standpunkte aufeinanderprallen.
• Moderator fasst unterschiedliche Standpunkte zusammen und fasst
  Argumente zusammen.
• Moderator sorgt für ein sachlich-konstruktives Umfeld.
• Moderator motiviert die Teilnehmer zur aktiven Diskussion.

Aufgabenteil b)

Besprechung