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Internes Kontrollsystem - Risikofrüherkennungssystem

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Internes Kontrollsystem

Risikofrüherkennungssystem

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Video: Risikofrüherkennungssystem

Durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) wurde die Haftung und die Sorgfaltspflicht für den Vorstand oder die Geschäftsführung sowie des Aufsichtsrates eines Unternehmens im AktG und GmbHG erweitert. Hierdurch haben diese Organe die Verpflichtung, ein Risikofrüherkennungssystem zu implementieren gem. § 91 II AktG, § 116 AktG und dem § 43 I GmbHG. Des weiteren müssen eventuelle Risiken im Lagebericht erwähnt werden und der Abschlussprüfer hat die Risiken zu überprüfen.

Die erweiterten Pflichten des Abschlussprüfers erstrecken sich nach dem KonTraG auf:

  • Risikobewusstsein innerhalb der verschiedenen Abteilungen und Hierarchien in einem Unternehmen

  • Risikoerkennung durch Abteilungen wie die Interne Revision, Controlling, usw.

  • Risikovermeidung durch Dokumentation, Überwachung, usw.

Die Mindestanforderungen an ein Risikofrüherkennungssystem umfassen:

  • Sollkonzepte für alle Ebenen, zur Frühaufdeckung von Risiken (Transparenzprinzip)

  • Jeden betrieblichen Vorgang einer Gegenkontrolle unterziehen (Vier-Augen-Prinzip)

  • betriebliche Vorgänge voneinander unterscheiden bzw. trennen (Funktionstrennung)

  • die wichtigen bzw. notwendigen Informationen an die Mitarbeiter mitteilen (Mindestinformationen)

Das Vier-Augen-Prinzip besagt, dass wichtige Entscheidungen in einer Unternehmung nicht lediglich von einer einzelnen Person getroffen werden sollen. Ebenso dürfen kritische Tätigkeiten nicht von einer einzigen Person durchgeführt werden. Man versucht hierdurch, das Risiko eines Missbrauchs verringern. Wichtig ist bei der Durchsetzung des Vieraugenprinzips, dass die beteiligten Personen unabhängig voneinander sind und gegenüber dem zu prüfenden Gegenstand unvoreingenommen.

Beispiel

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Die Angebotsannahme eines neuen Lieferanten ist immer durch zwei unabhängige Personen zu überprüfen, um die Korruptionsanfälligkeit des Unternehmens zu verringern. 

Man trennt beim Vier-Augen-Prinzip zwischen

  • Mitwirkung und

  • Bezeugung.

Mitwirkung im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips bedeutet, dass zwei unterschiedliche Mitarbeiter an ein und derselben Entscheidung mitwirken und sich hierbei ergänzen. Hingegen sagt die Bezeugung beim Vier-Augen-Prinzip aus, dass ein einzelner Mitarbeiter die Aufgabe selbstständig ausführt und die andere Person die korrekte Ausführung bezeugt und die Entscheidung der ersten beteiligten Person bestätigt.

Funktionstrennung bedeutet, dass die Organisation der Unternehmung sicherstellen muss, dass wichtige Aufgaben niemals durch eine einzelne Person alleine durchgeführt werden können. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass stets eine zweite Person die Tätigkeit der anderen überwacht. Das Transparenzprinzip besagt, dass die Geschäftsprozesse klar und nachprüfbar sein müssen. Die Leitung der Unternehmung gibt ihre Erwartungen hierbei vor.

Beispiel

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Für die Erfüllung des Transparenzprinzips eignet sich im besonderen Maße die Festlegung von Soll-Arbeitsprozessen für jede Abteilung und Stelle.