Aufgabe:
Beschreiben Sie die Aufbau- und die Ablauforganisation in Bezug auf ihre Bedeutung für ein Internes Kontrollsystem.
Vertiefung
Lösung:
Die Kontrollbereiche aus einem IKS ergeben sich aus der Ablauf- und Aufbauorganisation eines Unternehmens. Die Aufbau- und Ablauforganisation spiegelt die Struktur des Unternehmens wieder. Aus ihnen ergibt sich die gesamte Unternehmensstruktur, die den Mitarbeitern eines Unternehmens frei zugänglich sein muss, wie z. B. durch das Intranet.
Die Aufbauorganisation umfasst alle Abteilungen, Stellen und Hierarchien eines Unternehmens. Die Aufgaben und Funktionen müssen klar definiert sein und es muss dafür gesorgt werden, das auch bei Krankheitsfällen die anfallenden Aufgaben durch z. B. eine Vertretung übernommen werden können. Des weiteren sollten die Handlungsbereiche der Mitarbeiter klar definiert sein und bei möglicher Überschreitung überprüft werden.
Die Ablauforganisation (Prozessmanagement) ist das Resultat der Aufbauorganisation. Hierzu gehören alle wesentlichen Prozesse, wie der Einkauf, Produktion, Verkauf usw. Der Ablauf der einzelnen Prozesse entlang der Wertschöpfungskette muss jedoch deutlich strukturiert und definiert sein. Die Mitarbeiter müssen diese Strukturen gut verfolgen und bei Bedarf sich informieren können, wie z. B. über das Intranet.
Für die Aufbau- und Ablauforganisation ist ebenfalls eine interne Informationsversorgung wichtig. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und durch neue ersetzt werden, muss eine Gewährleistung der Informationen über die Abläufe und die Prozesse erfolgen. Eine firmeninterne Datenbank sollte bestehen, in der alle Abläufe klar definiert sind. Eine bestehende Datenbank erfüllt somit auch das Transparenzprinzip eines Unternehmens, da z. B. der Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt auf alle notwendigen Informationen zugreifen können.
Die Aufbau- als auch die Ablauforganisation haben unterschiedliche Konsequenzen für das Risikomanagement. So muss man sich bei der Ablauforganisationen langfristig Gedanken machen, wie man derzeitige und zukünftige Risiken angeht. Bei der Ablauforganisation hingegen ist der Fokus kurzfristiger und die Einbindung der Mitarbeiter sehr wichtig.
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