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Internes Kontrollsystem - Lagebericht und Umfang des IKS

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Internes Kontrollsystem

Lagebericht und Umfang des IKS

Erstellung eines Lageberichts

Einen Lagebericht müssen nach HGB Kapitalgesellschaften erstellen. Dieser Lagebericht ist allerdings nicht Teil des Jahresabschlusses. Im Anhang muss lediglich die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung näher erläutert werden.

Teil des Lageberichts ist hingegen vielmehr die Darstellung eines Ausblicks auf den Geschäftsverlauf. So muss im Lagebericht das Geschäftsergebnis als auch die Lage der Kapitalgesellschaft so dargestellt werden, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild des Geschäftsverlaufs der Unternehmung vermittelt wird. Die Lage der Gesellschaft soll ausgewiesen, sowie ausgewogen und umfassend dargestellt werden, Leistungsindikatoren sind einzubeziehen und zu erläutern.

Weiterhin müssen die mit der voraussichtlichen Entwicklung der Unternehmung verbundenen wesentlichen Chancen und Risiken beurteilt und erläutert werden. Börsennotierte Aktiengesellschaften haben in ihren Lagebericht noch eine Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB aufzunehmen. Diese kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft öffentlich zugänglich gemacht werden.

Seit dem 23.07.2015 gilt für § 289 II HGB eine neue Fassung. Demnach muss der Lagebericht nun zusätzlich auf noch folgende Elemente eingehen:

  • die Risikomanagementziele und -methoden der Gesellschaft

  • die Preisänderungs-, Ausfall- und Liquiditätsrisiken sowie die Risiken aus Zahlungsstromschwankungen.

Umfang eines IKS nach COSO

Merke

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Wir gehen an mehreren Stellen auf das sog. Regelwerk COSO (Committee of Sponsoring Organizations) ein, nämlich hier als auch im Kapitel "Information und Kommunikation" und im Kapitel "Überwachungsaktivitäten".

Kommen wir zum IKS nach COSO. Ein Internes Kontrollsystem setzt sich aus zwei Hauptkomponenten zusammen, nämlich zum einen

  • aus einem internen Steuerungssystem und zum anderen

  • aus einem internen Überwachungssystem.

Diese zwei Hauptkomponenten sollen dazu dienen, die wesentlichen Hauptbereiche eines Unternehmens zu überwachen. Es handelt sich bei einem IKS somit um interne Prozesse, um die wesentlichen Bereiche eines Unternehmens laufend zu überwachen.

Der Report nach COSO setzt sich aus vier Bestandteilen zusammen, im ersten Teil wird eine Zusammenfassung der Untersuchungen erstellt (Executive Summary). Der zweite Teil umfasst die Integration eines IKS im Unternehmen, welches auf den individuellen Kontrollbedarf des Unternehmens abgestimmt ist und die Systemeinschätzungen beinhaltet (Framework). Reporting to External Parties ist der dritte Teil des COSO-Reports und dient zur externen Berichterstattung des Unternehmens. Der letzte Teil Evaluation Tools umfasst die Darstellung von Werkzeugen, um das IKS zu verstärken.

Ein effektives IKS zu gestalten liegt in der Verantwortung der Führungsebene. Diese muss die Implementierung, den Umfang und die laufende Anpassung des IKS vornehmen. Hierbei muss die Führungsebene die Unternehmensgröße, das Umfeld, die Branche usw. miteinbeziehen, da jedes Unternehmen ein individuelles IKS benötigt.

Gestaltung eines IKS

Empfehlung zur Gestaltung eines IKS:

Die Gestaltung eines Internen Kontrollsystems besteht aus drei Phasen, nämlich

  • Planung und Konzeption,

  • Prozessaufnahme, Implementierung und Dokumentation und schließlich

  • Überwachung und Planung.

Bei der Planung und Konzeption ist erst zu beurteilen, welche Ziele die Führungsebene mit der Implementierung eines IKS bezwecken möchte und welcher Umfang dadurch resultiert. Daher kann es von Unternehmen zu Unternehmen sehr große Unterschiede zwischen den unterschiedlichen IKS geben. Wichtig ist, dass bei der Planung eines IKS das Führungsorgan die Wichtigkeit eines solchen Systems verstanden hat und dieses mit voller Überzeugung unterstützt („Management-Support“). Wenn das nicht der Fall ist, sollte der Aufbau eines IKS nochmal überdacht werden, da das IKS stark durch die Führungsebene beeinflusst wird („Tone on the top“).

In erster Linie muss man sich in der Planungsphase ein Bild über die Organisation des Unternehmens machen. Dies kann durch die Befragung der Führungsebene und durch eine Checkliste mit den wichtigsten Strukturen des Unternehmens erfolgen.

Während der Konzeption und Planung werden die wesentlichen Risikomerkmale eines Unternehmens für die angepasste Erstellung eines IKS konkretisiert. Die Berichterstattung bzw. das Scoping umfassen

  • Identifikation wesentlicher Konten und Angaben

  • Identifikation relevanter Ziele der finanziellen Berichterstattung