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Internes Kontrollsystem - Information und Kommunikation

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Internes Kontrollsystem

Information und Kommunikation

Information und Kommunikation ist eine Komponente des COSO-Modells, welche Einfluss auf alle anderen Komponenten hat. Diese Komponente dient zur Entscheidungsbildung auf Managementebene. Die Manager leiten danach die notwendigen Informationen an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zu den notwendigen Informationen gehören auch die für eine wesentliche Risikobeurteilung notwendigen Informationen sowie die Zuständigkeit für das IKS einzelner Mitarbeiter.

Informationen müssen nicht zwingend mündlich erteilt werden, diese können auch anhand von Richtlinien, Notizbüchern oder Organisationshandbüchern kommuniziert werden. Weiterhin sollte jedes Unternehmen über ein Informationssystem verfügen, welches allen Mitarbeitern zugänglich ist. Ein Informationssystem kann formell oder informell ausgerichtet sein.

Kommunikationsarten

Die Kommunikation ist ein großer Bestandteil der Informationen eines Unternehmens. Bei der Kommunikation wird unterschieden, ob es sich um eine

  • up-stream-,

  • down-stream- oder

  • cross-stream-Kommunikation

handelt.

Die up-stream-Kommunikation läuft „von unten nach oben“, d. h. Untergebene teilen der Managementebene Informationen mit. Die down-stream-Kommunikation dagegen funktioniert „von oben nach unten“, hier teilen die Management- oder Führungsebene den Mitarbeitern etwas mit. Die cross-stream-Kommunikation wiederum ist eine Kommunikationsweise, die quer durch das Unternehmen geführt wird. Alle Informationsflüsse dienen zur Vorbeugung von Risiken. Es muss in allen Hierarchieebenen ein guter Informationsfluss gewährleistet sein. Falls diese Kommunikationswege nicht ausreichend sind, sollten wöchentliche Meetings oder die Möglichkeit bestehen, sich mit der Managementebene austauschen zu können. Diese betreffen jedoch nur die interne Kommunikation in einem Unternehmen.

Ebenfalls wichtig ist die externe Kommunikation wie mit Kunden, Lieferanten usw.. Hierbei sind Gesetze und Richtlinien stets zu beachten, es ist ebenfalls wichtig, dass die Informationen nicht veraltet sind. Die Qualität der Informationen hängt nach COSO von folgenden Faktoren ab: Zugang, Richtigkeit, Überprüfbarkeit, Aktualität, Schutz, Gültigkeit, Verfügbarkeit, Archivierung und Vollständigkeit.

Erstellung eines Ablaufplans

Zum Erstellen eines Ablaufplans innerhalb eines Projektmanagements muss der sachliche als auch zeitliche Ablauf des Projekts dokumentiert werden. Hierfür müssen die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Vorgängen zunächst ermittelt werden. Danach geht es darum, die konkrete Reihenfolge der zu durchlaufenden Tätigkeiten zu ermitteln. Eingangswerte und Prozessabläufe müssen innerhalb des Systems in einem Diagramm dargestellt werden.

Es gibt unterschiedliche Formen der Ablaufplanung, z. B.

  • die Netzplantechnik und

  • das Gantt-Diagramm.

Netzplantechnik

Bei dem Erstellen eines Netzplans muss man unterschiedliche Arbeitsschritte zeitlich aufeinander abstimmen und insbesondere hintereinander und nebeneinander legen. Es geht also um ein Erstellen der bestmöglichen Reihenfolge innerhalb von Arbeitsschritten. Eine Strukturanalyse der durchzuführenden Arbeit geht also dem Erstellen eines Netzplans stets voraus, zeitliche Engpässe können durch Erstellen eines Netzplans besser identifiziert werden. Insbesondere ist wichtig, zu erkennen, ob mit einem Schritt bereits begonnen werden kann oder ob der vorangehende Schritt noch abgeschlossen werden muss oder nicht.

Gantt-Diagramm

Von einem Netzplan zu unterscheiden ist ein sog. Gantt-Diagramm (= Balkendiagramm). Hierbei geht es ebenfalls um die grafische Darstellung von Reihenfolgeplanungen. Durchlauf- und Wartezeiten von Aufträgen lassen sich übersichtlich darstellen, ebenfalls können Belegungszeiten einzelner Maschinen visualisiert werden.

Beispiel für ein einfaches Gantt-Diagramm, welches den Zeitbedarf je Aktivität darstellt.
Beispiel Gantt-Diagramm