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Internes Kontrollsystem - Kontrollbereiche des IKS

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Internes Kontrollsystem

Kontrollbereiche des IKS

Man unterscheidet in Theorie und Praxis üblicherweise zwischen

Der Unterschied zwischen diesen beiden fußt auf der Art der organisatorischen Beziehungen zwischen den Aktionseinheiten. Man versteht Aufbauorganisation als Bestandsphänomen, Ablauforganisation hingegen als Prozessphänomen.

Die Aufbauorganisation

In der Aufbauorganisation werden

  • Teilaufgaben zusammengefasst

  • Sachmittel eingesetzt

  • und Stellen verbunden.

Bei Stellen ist es wichtig, weisungsgebundene Beziehungen, also Instanzenwege und weisungsungebundene Beziehungen, also allgemeine Kommunikationskanäle, zu unterscheiden.

Diese Grafik zeigt den beispielhaften Aufbau der Struktur einen Unternehmens. Oben beginnend mit der Unternehmensführung und unten mit den Abteilungen und Unterabteilungen.
Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation hat bezüglich eines Internen Kontrollsystems Bedeutung durch

  • Delegation

  • Spezialisierung

  • Koordinationsformen und bezüglich eines

  • Organigramms.   

Durch Delegation wird die Motivation als auch das Risikoverhalten der mit einer Aufgabe betrauten Person deutlich gesteigert. Nachteilig ist die Spezialisierung, denn die Wahrnehmung von Risiken könnte beeinträchtigt werden, je spezialisierter Mitarbeiter sind, d.h. insb. je geringer ihr Aufgabenbereich ist. Bezüglich der Koordinationsformen ist zu sagen, dass durch die Dezentralisierung die Wahrnehmung von Risiken gefördert wird, denn einzelne Mitarbeiter können die Wege der Kommunikation selbst beeinflussen und selbst aktiv nutzen. Mögliche Risiken lassen sich schließlich in einem Organigramm leichter erkennen, denn kritische Stellen in der Kommunikation lassen sich leichter durch eine Beschreibung der Ablauforganisation identifizieren.

Die Ablauforganisation

Bezüglich der Ablauforganisation mit Bezug auf ein Internes Kontrollsystem ist zu sagen, dass Prozessabläufe, welche wesentlichen Einfluss auf die Effektivität des Risikomanagementsystems haben, dargestellt werden müssen, außerdem die Geschäftsabläufe, welche wesentliche Risiken enthalten, benannt werden müssen. Zwischen den Teilprozessen müssen ausreichende Zwischenkontrollen etabliert werden und Datensicherheit muss gewährleistet sein. Schlussendlich müssen die Verantwortlichkeiten zwischen den Schnittstellen klar zugeordnet werden, Verantwortlichkeiten dürfen innerhalb der Ablauforganisation nicht verwischt werden.

Die Ablauforganisation regelt die räumlichen als auch die zeitlichen Vollzugsbedingungen der Erfüllung der Aufgaben.

Beispiel

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Die Bestimmung von Arbeitsgängen, die Reihenfolgeplanung als auch die Maßnahmen zur Taktbestimmung von Arbeitsabläufen zählen zur Ablauforganisation.

Methode

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LAMBERT-REGEL AUFBAU- UND ABLAUFORGANISATION:

Man kann den Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation anhand eines Bildes aus dem Straßenverkehr besser verdeutlichen. Die Straßen einer Stadt gehören zur Aufbaubeziehung, hingegen werden die zeitliche als auch die räumliche Nutzung dieser Straßen durch die Ablaufbeziehungen geregelt.

Die Aufbau- als auch die Ablauforganisation haben unterschiedliche Konsequenzen für das Risikomanagement. So muss man sich bei der Aufbauorganisationen langfristig Gedanken machen, wie man derzeitige und zukünftige Risiken angeht. Bei der Ablauforganisation hingegen ist der Fokus kurzfristiger und die Einbindung der Mitarbeiter sehr wichtig.