GoBD-Grundsätze

Nachvollziehbarkeit

Die einzelnen Geschäftsvorfälle sind in ihrer Entstehung und ihrer Abbildung nachvollziehbar darzustellen, vgl. auch § 238 Abs. 1 S. 3 HGB. Dabei muss auch das angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren nachvollziehbar sein. Die erforderlichen Aufzeichnungen werden mit Hilfe eines Beleges nachweisbar oder können damit nachgewiesen werden.

Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über das vorliegende Buchführungssystem, die Buchführungsprozesse, die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen sog. progressive und retrograde Prüfbarkeit.

Diese Belegfunktion hat den Anspruch, dass Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Buchungsbeleg (Papierbeleg oder elektronische Beleg) erforderlich sind. Dieses kann bei einem elektronischen Beleg auch durch die Verknüpfung mit einem Datensatz erfolgen.

Vollständigkeit

Nach dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht ist jeder Geschäftsvorfall vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Durch technische und organisatorische Kontrollen ist dies sicherzustellen. Hierzu dienen z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. So unterliegen beispielsweise die vom Kassensystem aufgezeichneten Daten zu einzelnen Warenverkäufen dem Datenzugriffsrecht der Betriebsprüfung. 

Richtigkeit

Die Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen inhaltlich und rechtlich zutreffend durch Nachweise (Belege) abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Erfassung zutreffend zu kontieren. 

Zeitgerechtheit

Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. Danach müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden. Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfolgen. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung sind daher geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen. Es ist nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Bargeschäfte sind täglich zu erfassen. 

Werden Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise (z. B. nur monatlich) gebucht ist dies zulässig, wenn die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. in den Büchern vergleichbaren Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen erfolgt und durch organisatorische Vorkehrung sichergestellt ist, sodass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen. Eine laufende Aufzeichnung unmittelbar im Journal genügt dabei den Erfordernissen der zeitgerechten Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen, vgl. BFH-Urteil vom 16. September 1964 – IV 42/61 U, BStBl. III 1964, S. 654. 

Ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht bis zum Zehnten des Folgemonats zu übermitteln (vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum oder nur Jahreserklärung) hat dennoch eine zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle zu erfolgen. Die Aufbewahrungspflichten der §§ 145 bis 147 AO sind von den Fristen zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung (§ 18 UStG) unabhängig. Die Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG und §§ 63ff. UStDV gelten unabhängig von den Regelungen zum Besteuerungsverfahren und zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen (§ 18 UStG).