Verfahrensdokumentation

Im Rahmen der Unternehmenssteuerung ist es von essentieller Bedeutung, die Prozesse im Unternehmen zu kennen. Dabei geht es zum einen vorrangig um die Prozesse, welche einen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung – und damit den unternehmerischen Output – haben. Zum anderen um die Prozesse, die ablaufen, um den Geschäftsbetrieb als Gesamtorganisation zu gewährleisten. Beide Prozessstränge sind maßgeblich für den Erfolg des Unternehmens als Organisation verantwortlich. Mit dem Ziel, im Rahmen der Verfahrensdokumentation sowohl das „was“ (den Prozess) als auch das „wie“ (das Verfahren) zu definieren und zu steuern, sollte eine Verfahrensdokumentation im eignen Unternehmen initiiert und umgesetzt werden. Im Folgenden sollen sowohl die theoretischen Grundlagen als auch die praktischen Ansätze erläutert werden. Dabei spielt die Kenntnis der eigenen Prozesse eine zentrale Rolle, die nicht erst durch konkrete Anforderungen verschiedener Stakeholder, die auf das Unternehmen einwirken (bspw. Gesellschafter, Aufsichtsorgane, Finanzverwaltung, Aufsichtsbehörden etc.) oder rechtliche Rahmenbedingungen relevant ist. Die Kenntnis darüber, was im Unternehmen geschieht, ist die Grundlage für jedwede Fehleranalyse oder Verbesserung – wer seine Prozesse nicht kennt, kann nicht optimieren, um wettbewerbsfähiger zu werden oder Fehler identifizieren, um diese zu korrigieren. Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Teil des Prozessmanagements und damit Prozessdokumentation. 

Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von der Komplexität und Diversifikation des Unternehmens ab. Insbesondere kleinere und mittlere Betriebe bedeutet eine umfangreiche Verfahrensdokumentation ein erhebliches Problem. Wird die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit trotz einer fehlenden Verfahrensdokumentation nicht beeinträchtigt, soll kein formeller Mangel vorliegen.
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, GoBD Rz. 155. 

Jedoch wird die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit bei zunehmender Digitalisierung immer schwerer.
Liegt noch keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, sollte die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit der aktuellen Version beginnen. Es werden also die Prozessabläufe, wie sie zum Zeitpunkt der Erstellung der Verfahrensdokumentation gegeben sind, beschrieben.
Bei Sachverhaltsänderungen ist jeweils eine neue Version zu erstellen und eine nachvollziehbare Änderungshistorie ist vorzuhalten (versioniertes Archivieren), Rz. 154. 

Es muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Rz. 154); somit dokumentiert und aktuell ist und auch so gelebt wird. 

Die GoBD konkretisieren dabei die Historienführung (Versionierung der Dokumentation). Nach der Rz. 154 müssen Änderungen an einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Nach Rz. 100 hat der Steuerpflichtige für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.