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Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit - Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

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Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit

Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

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Personalbedarfsermittlung

Der Personalbedarf lässt sich auf unterschiedliche Arten und Weisen ermitteln. Man rechnet wie folgt:

Einsatzbedarf

zuzüglich Neubedarf

zuzüglich Reservebedarf

zuzüglich Ersatzbedarf

abzüglich Freistellungsbetrag

= Bruttobedarf

abzüglich Bestand

abzüglich feststehende Zugänge

= Nettobedarf.

Die einzelnen Variablen dieser Rechnung lassen sich dabei wie folgt beschreiben: 

  • Der Einsatzbedarf fragt danach, wie viel Personal für die bestehenden Kapazitäten notwendig ist. 

  • Für die zusätzlichen geplanten Kapazitäten ist der Neubedarf notwendig.

  • Der Reservebedarf istdeswegen erforderlich, weil bestimmte unvermeidbare Ausfälle wie Krankheit des Personals bzw. Urlaub auftritt. 

  • Ersatzbedarf ist notwendig bei Kündigung, Versetzung bzw. bei Renteneintritt und hieraus folgendem Personalabbau.

  • Kommt es zu einem Absatzrückgang bzw. einer Unterauslastung, so ist im Rahmen des Freistellungsbedarfs betriebsbedingt Personal abzubauen.

  • Der Bruttobedarf bezeichnet also das insgesamt erforderliche Personal der Bestand hingegen das vorhandene. Unter den feststehenden Zugängen verstehen wir das bereits im Unternehmen vorhandene, allerdings noch nicht eingesetzte Personal.

  • Der Nettobedarf bezeichnet insgesamt zu beschaffendes Personal bei einer Unterdeckung bzw. freizusetzendes Personal bei einer Überdeckung.

Bei Personalfreisetzungen ist eine Absprache mit dem Betriebsrat vonnöten. Es müssen Kündigungsfristen nach § 622 BGB beachtet und außerdem müssen in bestimmten Fällen Kündigungsschutzregeln eingehalten werden.

Bei umfangreicheren Personalfreisetzungen ist ein Sozialplan erforderlich, sodass den entlassenen Mitarbeitern ein sozialverträglicher Übergang in eine andere Arbeitstätigkeit bzw. in die Frühverrentung möglich ist.

Es gibt wichtige Kennzahlen in der Personalbedarfsplanung, nämlich

$\ Umsatz  je  Mitarbeiter = {Umsatzerlöse \over Anzahl  der  Mitarbeiter} $

$\ Krankenquote = {Anzahl  der  kranken  Mitarbeiter\over Gesamtzahl  der  Mitarbeiter} \cdot 100 $

$\ Fehlzeitenquote = {Fehlzeiten \over Sollarbeitszeit} \cdot 100 $.

Außerdem ermitteln wir schließlich die sog. Fluktuationsquote durch die Formel:

$\ Fluktuationsquote = {Personalabgänge \over durchschnittlicher  Personalbestand} \cdot 100 $.

Video: Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

Anforderungsprofile erstellen 

Wurde bei der Personalbedarfsermittlung eine Unterdeckung festgestellt, so ist in einem ersten Schritt ein Anforderungsprofil für die zu besetzenden Stellen zu erstellen. Wichtig ist, dass die Aufgaben einer Stelle die Basis für das Anforderungsprofil ergeben. Man denkt also von der Aufgabe auf den Menschen und nicht vom Menschen auf die Aufgabe.

Wichtig ist weiterhin, sich folgende Gedanken für den Inhalt der Anforderungsprofile zu machen: 

  • zu erfüllende Aufgaben

  • Priorisierung der Aufgaben und

  • Ziele für die Stelle

  • mögliche Änderungen der Aufgabe in der Zukunft.

Zu erfüllende Aufgaben 

Bzgl. der zu erfüllenden Aufgaben ist zu sagen, dass es

  • formale Anforderungen

  • fachliche Anforderungen,

  • soziale und Führungskompetenzen,

  • Methodenkompetenzen und

  • persönliche Anforderungen

gibt.

Formale Anforderungen sind bspw. die erreichten Abschlüsse. Zu den fachlichen Anforderungen zählen spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten.

Bei den persönlichen Anforderungen wären Kreativität und Selbständigkeit zu nennen.

Priorisierung der Aufgaben

Bei der Priorisierung der Aufgaben müssen die einzelnen zu erledigenden Dinge gewichtet werden, z.B. mit Werten von 1 – 5 mit 1 für „nicht wichtig“ bis 5 wie „sehr wichtig“.

Beispiel

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Die Fragen, die man sich bei der Gewichtung stellen kann, sind jene:

Wie notwendig ist die einzelne Anforderung wirklich, um die einzelne Aufgabe erfüllen zu können?

Welche Auswirkung hätte es auf das Unternehmen, wenn die einzelne Anforderung nicht vorhanden wäre?

Welche Kompetenzen können von bereits vorhandenen Mitarbeitern übernommen werden?

Erstellung der Stellenbeschreibung

Nach den Ausführungen zum Anforderungsprofil geht es nun um die Stellenbeschreibung. In einer Stellenbeschreibung wird das beschrieben, was an einem bestimmten Arbeitsplatz gefordert wird, und zwar unabhängig von der Person, die ihn besetzt. Hieraus ist es dann möglich, das persönliche Anforderungsprofil des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin abzuleiten. Man kann aus der Stellenbeschreibung sehen, wie die Stelle in die Organisation des Unternehmens einbezogen ist, welche Fachaufgaben und Führungsaufgaben mit ihr verbunden sind, welche Kompetenzen und welche Pflichten ihr zugeordnet sind und wie die Zusammenarbeit mit anderen Stellen funktionieren soll.

In einem Stellenplan werden alle Stellen in einem Organigramm der Unternehmung angegeben, unabhängig davon, ob sie von Personen, also von Stelleninhabern, besetzt sind. Der Stellenbesetzungsplan hingegen gibt nur jene Stellen an, die tatsächlich von Personen besetzt sind. Wenn es einen Unterschied zwischen dem Stellenplan und einem Stellenbesetzungsplan gibt, so bedeutet dies einen Personalunterhang bzw. einen Personalüberhang.

Weiterhin unterscheiden wir zwischen einem sog. Stellenprofil, welches ein Mitarbeiter in seinem Berufsleben erworben hat und welches außerdem zur Ausübung der Stelle notwendig sind. Hingegen ist das Anforderungsprofil auf die Stelle bezogen und nicht auf den Stelleninhaber.