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Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit - Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

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Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit

Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

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Personalbedarfsermittlung

Der Personalbedarf lässt sich auf unterschiedliche Arten und Weisen ermitteln. Man rechnet wie folgt:

 

  • Einsatzbedarf + Neubedarf + Reservebedarf + Ersatzbedarf + Freistellungsbedarf= Bruttobedarf 

  • Bruttobedarf - Bestand - feststehende Zugänge = Nettobedarf

 


Die einzelnen Variablen dieser Rechnung lassen sich dabei wie folgt beschreiben: 

  • Der Einsatzbedarf fragt danach, wie viel Personal für die bestehenden Kapazitäten notwendig ist.

  • Der Neubedarf ist für die zusätzlich geplanten Kapazitäten unerlässlich.

  • Der Reservebedarf ist deshalb notwendig, da bestimmte unvermeidbare Ausfälle wie Krankheit des Personals bzw. Urlaub auftritt.

  • Der sog. Ersatzbedarf ist bei Personalabbau durch Kündigung, Versetzung oder Renteneintritt obligat.

  • Der Freistellungsbedarf bezeichnet den betriebsbedingten Personalabbau, wenn es zu einem Absatzrückgang oder einer Unterauslastung kommt.

  • Der Bruttobedarf bezeichnet also das insgesamt erforderliche Personal.

  • Der Bestand hingegen das vorhandene Personal.

  • Unter den feststehenden Zugängen verstehen wir das bereits im Unternehmen vorhandene, allerdings noch nicht eingesetzte Personal.

  • Der Nettobedarf bezeichnet insgesamt zu beschaffendes Personal bei einer Unterdeckung bzw. freizusetzendes Personal bei einer Überdeckung.

Merke

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Sollten Personalfreisetzungen nötig sein, so muss dies in Absprache mit dem Betriebsrat geschehen.

Es müssen Kündigungsfristen nach § 622 BGB beachtet- und außerdem müssen in bestimmten Fällen Kündigungsschutzregeln eingehalten werden.

Wenn umfangreichere Personalfreisetzungen erforderlich sind, so muss ein Sozialplan erstellt werden, damit den entlassenen Mitarbeitenden ein sozialverträglicher Übergang in andere Arbeitstätigkeiten bzw. in die Frühverrentung möglich ist.

 

Es gibt wichtige Kennzahlen in der Personalbedarfsplanung, nämlich:

$\ Umsatz je Mitarbeiter = {Umsatzerlöse \over Anzahl  der  Mitarbeiter} $

$\ Krankenquote = {Anzahl  der  kranken  Mitarbeiter \over Gesamtzahl  der  Mitarbeiter} \cdot 100 $

$\ Fehlzeitenquote = {Fehlzeiten \over Sollarbeitszeit} \cdot 100 $.

Außerdem ermitteln wir schließlich die sog. Fluktuationsquote durch die Formel:

$\ Fluktuationsquote = {Personalabgänge \over durchschnittlicher  Personalbestand} \cdot 100 $.

 

Erstellung von Anforderungsprofile

 

Sollte bei einer Personalbedarfsermittlung eine Unterdeckung festgestellt werden, so sollte im ersten Schritt ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle erarbeitet werden. Dabei sollten die zu bewältigenden Aufgaben für diese Stelle als Basis für das Anforderungsprofil dienen.

Hinweis

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Das bedeutet, dass von der Aufgabe auf den Menschen und nicht vom Menschen auf die Aufgabe gedacht und geplant wird.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich folgende Gedanken für den Inhalt der Anforderungsprofile zu machen: 

  • Zu erfüllende Aufgaben

  • Priorisierung der Aufgaben

  • Ziele für die Stelle

  • Mögliche Änderungen der Aufgabe in der Zukunft

Zu erfüllende Aufgaben 

Bzgl. der zu erfüllenden Aufgaben gibt es Folgendes zu beachten:

  • Formale Anforderungen

    • Diese sind z.B. die erreichten Abschlüsse.

 

  • Fachliche Anforderungen

    • Solche sind z.B. die Kenntnisse und Fähigkeiten.

 

  • Soziale und Führungskompetenzen

 

  • Methodenkompetenzen

    • Diese sind z.B. angelernte Arbeitsmethoden.

 

  • Persönliche Anforderungen

    • Jene sind bspw. Kreativität und Selbstständigkeit.

 

Priorisierung der Aufgaben

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Bei der Priorisierung der Aufgaben müssen die einzelnen zu erledigenden Dinge gewichtet werden, z.B. mit Werten von 1 – 5 mit 1 für „nicht wichtig“ bis 5 wie „sehr wichtig“.

Die Fragen, die man sich bei der Gewichtung stellen kann, sind jene:

  • Wie notwendig ist die einzelne Anforderung wirklich, um die einzelne Aufgabe erfüllen zu können?

  • Welche Auswirkung hätte es auf das Unternehmen, wenn die einzelne Anforderung nicht vorhanden wäre?

  • Welche Kompetenzen können von bereits vorhandenen Mitarbeitenden übernommen werden?

Erstellung der Stellenbeschreibung

In diesem Abschnitt soll es nun um die Stellenbeschreibung gehen.

  • In einer Stellenbeschreibung wird ersteinmal das beschrieben, was an einem bestimmten Arbeitsplatz gefordert wird. Dabei gelten diese Anforderungen unabhängig von der Person, die die Stelle besetzt.

  • Im Anschluss kann das persönliche Anforderungsprofil der mitarbeitenden Person abgeleitet werden.

  • Folglich kann aus der Stellenbeschreibung entnommen werden, wie die Stelle in die Organisation des Unternehmens einbezogen ist, welche Fach- und Führungsaufgaben mit dieser einhergehen, welche Kompetenzen und Pflichten für diese zugeordnet werden und in welcher Art und Weise die Zusammenarbeit mit anderen Stellen im Unternehmen funktionieren soll. 

  • In einem Stellenplan werden alle Stellen in einem Organigramm der Unternehmung angegeben, unabhängig davon, ob sie von Personen, also von Stelleninhabenden, besetzt sind.

  • Der Stellenbesetzungsplan hingegen gibt nur jene Stellen an, die tatsächlich von Personen besetzt sind. Wenn es einen Unterschied zwischen dem Stellenplan und einem Stellenbesetzungsplan gibt, so bedeutet dies einen Personalunterhang bzw. einen Personalüberhang.

  • Weiterhin unterscheiden wir zwischen einem sog. Stellenprofil, welches eine mitarbeitende Person in ihrem Berufsleben erworben hat und welches außerdem zur Ausübung der Stelle notwendig sind.

  • Hingegen ist das Anforderungsprofil auf die Stelle bezogen und nicht auf stelleninhabende Personen.