Personalbedarfsermittlung und Erstellung von Anforderungsprofilen

Personalbedarfsermittlung

Der Personalbedarf lässt sich auf unterschiedliche Arten und Weisen ermitteln. Man rechnet wie folgt:

• Einsatzbedarf + Neubedarf + Reservebedarf + Ersatzbedarf + Freistellungsbedarf= Bruttobedarf 

• Bruttobedarf - Bestand - feststehende Zugänge = Nettobedarf

Die einzelnen Variablen dieser Rechnung lassen sich dabei wie folgt beschreiben: 

• Der Einsatzbedarf fragt danach, wie viel Personal für die bestehenden Kapazitäten notwendig ist.

• Der Neubedarf ist für die zusätzlich geplanten Kapazitäten unerlässlich.

• Der Reservebedarf ist deshalb notwendig, da bestimmte unvermeidbare Ausfälle wie Krankheit des Personals bzw. Urlaub auftritt.

• Der sog. Ersatzbedarf ist bei Personalabbau durch Kündigung, Versetzung oder Renteneintritt obligat.

• Der Freistellungsbedarf bezeichnet den betriebsbedingten Personalabbau, wenn es zu einem Absatzrückgang oder einer Unterauslastung kommt.

• Der Bruttobedarf bezeichnet also das insgesamt erforderliche Personal.

• Der Bestand hingegen das vorhandene Personal.

• Unter den feststehenden Zugängen verstehen wir das bereits im Unternehmen vorhandene, allerdings noch nicht eingesetzte Personal.

• Der Nettobedarf bezeichnet insgesamt zu beschaffendes Personal bei einer Unterdeckung bzw. freizusetzendes Personal bei einer Überdeckung.

Es gibt wichtige Kennzahlen in der Personalbedarfsplanung, nämlich:

$\ Umsatz je Mitarbeiter = {Umsatzerlöse \over Anzahl  der  Mitarbeiter} $

$\ Krankenquote = {Anzahl  der  kranken  Mitarbeiter \over Gesamtzahl  der  Mitarbeiter} \cdot 100 $

$\ Fehlzeitenquote = {Fehlzeiten \over Sollarbeitszeit} \cdot 100 $.

Außerdem ermitteln wir schließlich die sog. Fluktuationsquote durch die Formel:

$\ Fluktuationsquote = {Personalabgänge \over durchschnittlicher  Personalbestand} \cdot 100 $.

Erstellung von Anforderungsprofilen 

Sollte bei einer Personalbedarfsermittlung eine Unterdeckung festgestellt werden, so sollte im ersten Schritt ein Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle erarbeitet werden. Dabei sollten die zu bewältigenden Aufgaben für diese Stelle als Basis für das Anforderungsprofil dienen.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich folgende Gedanken für den Inhalt der Anforderungsprofile zu machen: 

• Zu erfüllende Aufgaben

• Priorisierung der Aufgaben

• Ziele für die Stelle

• Mögliche Änderungen der Aufgabe in der Zukunft

Zu erfüllende Aufgaben 

Bzgl. der zu erfüllenden Aufgaben gibt es Folgendes zu beachten:

• Formale Anforderungen

  • Diese sind z.B. die erreichten Abschlüsse.

• Fachliche Anforderungen

  • Solche sind z.B. die Kenntnisse und Fähigkeiten.

• Soziale und Führungskompetenzen

• Methodenkompetenzen

  • Diese sind z.B. angelernte Arbeitsmethoden.

• Persönliche Anforderungen

  • Jene sind bspw. Kreativität und Selbstständigkeit.

Priorisierung der Aufgaben

Die Fragen, die man sich bei der Gewichtung stellen kann, sind jene:

• Wie notwendig ist die einzelne Anforderung wirklich, um die einzelne Aufgabe erfüllen zu können?

• Welche Auswirkung hätte es auf das Unternehmen, wenn die einzelne Anforderung nicht vorhanden wäre?

• Welche Kompetenzen können von bereits vorhandenen Mitarbeitenden übernommen werden?

Erstellung der Stellenbeschreibung

In diesem Abschnitt soll es nun um die Stellenbeschreibung gehen.

• In einer Stellenbeschreibung wird ersteinmal das beschrieben, was an einem bestimmten Arbeitsplatz gefordert wird. Dabei gelten diese Anforderungen unabhängig von der Person, die die Stelle besetzt.

• Im Anschluss kann das persönliche Anforderungsprofil der mitarbeitenden Person abgeleitet werden.

• Folglich kann aus der Stellenbeschreibung entnommen werden, wie die Stelle in die Organisation des Unternehmens einbezogen ist, welche Fach- und Führungsaufgaben mit dieser einhergehen, welche Kompetenzen und Pflichten für diese zugeordnet werden und in welcher Art und Weise die Zusammenarbeit mit anderen Stellen im Unternehmen funktionieren soll. 

• In einem Stellenplan werden alle Stellen in einem Organigramm der Unternehmung angegeben, unabhängig davon, ob sie von Personen, also von Stelleninhabenden, besetzt sind.

• Der Stellenbesetzungsplan hingegen gibt nur jene Stellen an, die tatsächlich von Personen besetzt sind. Wenn es einen Unterschied zwischen dem Stellenplan und einem Stellenbesetzungsplan gibt, so bedeutet dies einen Personalunterhang bzw. einen Personalüberhang.

• Weiterhin unterscheiden wir zwischen einem sog. Stellenprofil, welches eine mitarbeitende Person in ihrem Berufsleben erworben hat und welches außerdem zur Ausübung der Stelle notwendig sind.

• Hingegen ist das Anforderungsprofil auf die Stelle bezogen und nicht auf stelleninhabende Personen.